บทที่ 5
การจัดการสารสนเทศ
ที่มา : http://cdn.learners.in.th/assets/media/files/000/369/352/original_equipment.jpg
1. ความหมายของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา
และเผยแพร่สารสนเทศโดยจักให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ
ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ
โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย
หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ
2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย
ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ
เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการเป็นความจำเป็นและมีความ
สำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน
2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการ
ทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล
รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน
บุคคลย่อมต้อง
การสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า
และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ
ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแล
อาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ
ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถ
ที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม
จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ
จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา
2.2 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้
1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้
สภาวะที่มีการ
เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง
ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอก
องค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหาการตัดสินใจ
การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ
จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์
และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่
2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน
สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะเป็นทั้งการเพิ่ม
ประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน
และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ
การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแส
งานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน
เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก
3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับ
กฎหมาย กฎ
ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ
โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่าง
ต่อเนื่อง เป็นระบบ
รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ
หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย
3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับ
ตั้งแต่รู้จักการค้นพบการขีดเขียน บันทึกข้อมูล
การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งออกอย่างกว้างๆได้เป็น 2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์
ที่มา : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjZ8O_Eoo1rdSQSZ60Fpg15rgWzapschBmfEbOFCwiZCGJE8I95ATVWC1TbKpU5kqKqJ0XHAsbdO-GcHWqY6JmFXdLPDqg_DUaqRb5O4478Fz26AOAASVXlXV_XUKzaU2oAj_5L-T27_xam/s320/images+(1).jpg
4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช่อย่าง
ง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก
หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสารรูปเล่มหนังสือ เป็นต้น และต่อมา
เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ
ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ
ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น
การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ
และการค้นหาเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล
ที่มา : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg7Hmk0QtOIAW3kVRxK-MGeDDF7PZHmCbDtxRsnscSs_5seecAJdhd5YlWiacDoNk58WjXAkWGViFAsIPJ4bOohiDI3-Joe6D-VHJnTB4JbCRVvegCGyVSkmBvhFqdcmBdIASTXDFBuTjkP/s1600/MagicRMS-Pro-16-0.jpg
5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ
องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น
ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ
การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้
รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณีการจัดการสารสนเทศ
หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ
ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้
· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)
· การจัดการเอกสาร (document management - DM)
· การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
· โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
· ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
· ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)
· ความร่วมมือ (collaboration )
· การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)
· และอื่นๆ
ที่มา : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiEZq26YKWJVIlgBiQEzGaIuSoeVExvdHULRc3-uUOZR6jzfn5W4K1TgwIDSaejm6UwZimhsjtfNtciJ0a2JCHh9n9F3kX1Ubc8gMyFuaGuE8w46I7gAnJx8TtpP85dtf7T9Vmib4Qi9fA/s1600/ICT+Logo2.jpg