บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ

บทที่ 5

การจัดการสารสนเทศ

 

                          ที่มา : http://cdn.learners.in.th/assets/media/files/000/369/352/original_equipment.jpg

1. ความหมายของการจัดการสารสนเทศ

                การจัดการสารสนเทศ  หมายถึง  การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่สารสนเทศโดยจักให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ  

 

2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ

    การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการเป็นความจำเป็นและมีความ สำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน

2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล

การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการ

ทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล

รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน

บุคคลย่อมต้อง การสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแล อาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถ ที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา

2.2 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

  

                                ที่มา : http://www.vcharkarn.com/uploads/219/219643.jpg

 

       1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้

สภาวะที่มีการ เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอก องค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหาการตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่

       2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะเป็นทั้งการเพิ่ม ประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแส งานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก

       3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับ

กฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่าง ต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย

 3.  พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ

                การจัดการสารสนเทศก็เป็นสิ่งที่มนุษย์ได้กระทำมาเป็นระยะเวลายาวนานนับ ตั้งแต่รู้จักการค้นพบการขีดเขียน บันทึกข้อมูล  การจัดการสารสนเทศโดยทั่วไป แบ่งออกอย่างกว้างๆได้เป็น 2 ยุค เป็นการจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ และการจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

                               ที่มา : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjZ8O_Eoo1rdSQSZ60Fpg15rgWzapschBmfEbOFCwiZCGJE8I95ATVWC1TbKpU5kqKqJ0XHAsbdO-GcHWqY6JmFXdLPDqg_DUaqRb5O4478Fz26AOAASVXlXV_XUKzaU2oAj_5L-T27_xam/s320/images+(1).jpg

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ

                การจัดการสารสนเทศในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช่อย่าง ง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสารรูปเล่มหนังสือ เป็นต้น และต่อมา เมื่อสารสนเทศมีปริมาณเพิ่มมากขึ้น มีหลายรูปแบบ การใช้ประโยชน์ในหลายวงการ ทั้งวงการธุรกิจ ภาครัฐ วิชาการและวิชาชีพต่างๆ ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการสารสนเทศมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น การจัดการสารสนเทศเป็นทั้งการจัดการการผลิต รวบรวม จัดเก็บ และการค้นหาเพื่อใช้ได้อย่างสะดวก มีระบบที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล 

              ที่มา : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg7Hmk0QtOIAW3kVRxK-MGeDDF7PZHmCbDtxRsnscSs_5seecAJdhd5YlWiacDoNk58WjXAkWGViFAsIPJ4bOohiDI3-Joe6D-VHJnTB4JbCRVvegCGyVSkmBvhFqdcmBdIASTXDFBuTjkP/s1600/MagicRMS-Pro-16-0.jpg

5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

                         ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณีการจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ (ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้

· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)

· การจัดการเอกสาร (document management - DM)

· การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)

· โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)

· ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)

· ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)

· ความร่วมมือ (collaboration )

· การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)

· และอื่นๆ

 

ที่มา : https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiEZq26YKWJVIlgBiQEzGaIuSoeVExvdHULRc3-uUOZR6jzfn5W4K1TgwIDSaejm6UwZimhsjtfNtciJ0a2JCHh9n9F3kX1Ubc8gMyFuaGuE8w46I7gAnJx8TtpP85dtf7T9Vmib4Qi9fA/s1600/ICT+Logo2.jpg